在一些企業(yè)做企業(yè)管理咨詢的時候，我了解到，大多數(shù)的企業(yè)，對于軟件的定義理解都差強(qiáng)人意。也許只是應(yīng)公司要求去用而用，根本不明白公司在用什么軟件，這些軟件有什么作用。很多企業(yè)的員工覺得公司有軟件昂，軟件不論作何用處，都可以叫OA、都可以叫ERP，反正都是企業(yè)軟件。相比于員工在使用上的茫然，管理者在選擇上也同樣茫然。誠然，國內(nèi)很多企業(yè)實施了OA項目，軟件商也開發(fā)了許多軟件，但在選與被選之間總有諸多"不對稱"，以致背道而馳，難于"雙贏"。
那么如何正確認(rèn)識OA?縱觀當(dāng)前OA市場，在OA選型中有哪些誤區(qū)?
誤區(qū)一:協(xié)同就是比OA好?
有些OA新瓶裝老酒，用概念包裝自己，取悅用戶，結(jié)果造成企業(yè)花大價錢買了有名無實的概念。一些業(yè)界人士甚至放言O(shè)A已過時落伍，協(xié)同軟件將替代OA系統(tǒng)。協(xié)同論者說，協(xié)同軟件不僅具有辦公應(yīng)用平臺，同時還能支持ERP、CRM、人事管理,甚至財務(wù)管理等，似乎協(xié)同軟件"無所不能"，能解決OA系統(tǒng)的主要短板――多種信息資源難于整合問題。
事實上，協(xié)同軟件與OA有如孿生兄弟，辦公工作本身就是一種團(tuán)隊協(xié)作和協(xié)調(diào)，在公文流轉(zhuǎn)和信息處理層面，并沒多大的差別。傳統(tǒng)OA軟件以處理結(jié)構(gòu)化信息為主，協(xié)同軟件以處理非結(jié)構(gòu)化信息為主，它們相互依存、相互補(bǔ)充、共為一體，組成企業(yè)完整的信息化大腦。一個簡約為美，一個繁復(fù)為能，并無"高低貴賤"之分。過分強(qiáng)調(diào)協(xié)同之好，將有誤導(dǎo)之嫌。
誤區(qū)二:完美就是至善?
一些軟件商過分追求完美，產(chǎn)品非"十全十美"不予以銷售。然而在軟件開發(fā)過程中，由于種種原因，人們不可能將軟件做得盡善盡美，不可能將各種可能出現(xiàn)的問題考慮周全。由于開發(fā)一套OA應(yīng)用程序，要經(jīng)過需求分析、系統(tǒng)設(shè)計、開發(fā)程序、測試程序、試運(yùn)行、修改完善、投入應(yīng)用、增加功能、升級、再修改再完善等環(huán)節(jié)。尤其隨著系統(tǒng)投入使用的范圍擴(kuò)大，上機(jī)人員增多，數(shù)據(jù)量增大，會暴露出各種各樣的問題。同時，當(dāng)人們熟悉系統(tǒng)功能之后，就會提出新的需求，這就要不斷地對應(yīng)用程序進(jìn)行修改與完善，一套應(yīng)用軟件除非報廢不用，否則修改完善永無止境。明確OA軟件的建設(shè)需要不斷修改完善和升級，軟件商就不會因為出現(xiàn)問題而盲目悲觀，徘徊不前，而用戶也不會因受"完美論"的影響而一直在"考察中等待"喪失了商機(jī)。
誤區(qū)三:功能越多越好?
一些軟件商為了兜售產(chǎn)品，把其軟件的功能說成是"可以無限擴(kuò)充"，有必要嗎?其實，在如今細(xì)分制勝的時代，功能并不是越多越好,功能過多反而顯得浪費(fèi)閑置，增加無謂費(fèi)用。其次，系統(tǒng)越復(fù)雜，維護(hù)越麻煩，服務(wù)成本直線上升，將來隱形風(fēng)險也增大，甚至使應(yīng)用半途而廢。因而過分炒作概念，反而有失本質(zhì)、主次，將增加雙方今后的矛盾與糾紛。
對用戶單位而言，在選購OA系統(tǒng)時，也應(yīng)該考慮一下自己的實際需求和支付能力，不能聽信廠商一己之言，應(yīng)以適用為出發(fā)點(diǎn)，堅決砍掉那些可有可無、利用率低的"雞肋"功能，選一個功能緊湊，滿足自己核心需求的既便宜又容易二次開發(fā)的系統(tǒng)。軟件商也應(yīng)始終堅持以用戶核心需求為導(dǎo)向，以客戶為中心，使客戶系統(tǒng)投資得到最大的增值。
誤區(qū)四:"OA"就是"文秘"?
OA軟件不是擺設(shè)，能運(yùn)行并不能說明企業(yè)就已經(jīng)辦公自動化了。現(xiàn)在許多企業(yè)用幾萬元十幾萬元買來的OA系統(tǒng)，卻主要用來上級發(fā)發(fā)通知，大家交換一下文件，歸集一些文檔，跟一個文秘差不多。一些重要的通知、文件甚至還在人工傳遞或者傳真，令人匪夷所思。
OA系統(tǒng)還有文檔管理、知識管理、統(tǒng)計管理等多種功能，但對不少企業(yè)的一些員工而言，公司OA的知識容量、歷史文檔查找的方便程度，遠(yuǎn)遠(yuǎn)比不上一個稍好的小型BBS論壇，比起精品CCF、雨聲ROR這樣的專業(yè)BBS，也差遠(yuǎn)了。在企業(yè)文化的營造，企業(yè)員工的業(yè)務(wù)交流方面，OA也遠(yuǎn)比不上一個內(nèi)部BBS或QQ來得方便。企業(yè)在OA上巨大投入，真的比不上一個免費(fèi)的內(nèi)部BBS嗎?這是OA的錯?難道OA就是一個無聲、簡單的"文秘"?OA并沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用，軟件商在應(yīng)用推廣、培訓(xùn)中責(zé)不可卸。
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