Excel表格是企業早期階段的救星，然而，現在您的企業成長了，最好轉向可以與您的公司一起擴展和發展的CRM軟件。

從銷售自動化到舒適的潛在客戶生成，隨著您雇用更多的銷售代表，CRM使您的銷售流程更順暢、更容易擴展。

Excel表格無法替代CRM系統軟件，原因是：

　　1、交叉引用記錄

　　成功地交叉引用記錄涉及能夠從一條線索點擊到他的訂單，并查看數據庫中的其他該線索的信息，并可以允許其他同事共享。

　　創建可以交叉引用的詳細記錄對于優化銷售渠道和銷售團隊發揮其全部潛力至關重要。

　　使用Excel表格，不可能創建公司記錄以方便地查看您在數據庫中擁有的潛在客戶公司的其他成員。您的同事已經與之互動并開始對話的潛在公司的人員也不例外。

引申閱讀：從Excel表格切換到CRM

　　2、保持干凈的記錄

　　保持數據清潔可確保您的銷售團隊輕松鎖定信息，但是，使用Excel表格并就沒那么容易了。

　　總需要安排一個人來檢查每一位數據是否唯一且正確，否則，同一潛在客戶可能會被多個人聯系，這不僅會產生內耗，還會影響你公司的聲譽。

　　Excel表格允許銷售經理根據需要填寫數據，將字段留空，使用不同的字體或文本大小，使Excel表格難以檢索。在Excel表格中注冊潛在客戶時，您的銷售代表可能會不小心打錯字，從而使將來很難找到該潛在客戶。

　　CRM簡化流程以消除這些常見錯誤，讓您的客戶群保持清潔變得很容易。

　　3、保留數據更改的審計跟蹤

　　作為經理，您希望了解您的銷售和客戶支持代理在銷售線索方面取得的進展。您希望跟蹤與潛在客戶進行的每一次更新，這是可以理解的。這是你的工作。

　　雖然很容易在Excel表格中查看上次更新的時間，但很難檢查到底更新了什么以及誰添加了數據。

　　尤其是當您因其他管理職責而時間緊迫時。

　　擁有一個CRM系統，其中每個更新都附加到名稱、時間戳和特定記錄，這意味著您可以輕松跟蹤對您的業務很重要的進度指標……

• 每個階段有多少筆交易

• 已回復多少外聯電子郵件

• 有多少陌生電話促成了一次成功的對話

• 銷售代表收集的有關潛在客戶的信息

• 現有客戶向您的支持團隊報告的任何問題

　　4、將潛在客戶數據和反應與電子郵件活動相匹配

　　除非您使用CRM，否則您可能必須使用多個不同的系統來維護數據和發送電子郵件活動，這些系統通常不會相互集成。

　　每次你開始一個新的活動時，你手動復制所有的電子郵件地址并將它們輸入到你的郵件工具中。您還必須手動標記要求從郵件列表中退訂的電子郵件地址。

　　5、舒適地跟蹤即將到來的行動項目

　　使用Excel表格，很難以任何規模自動化您的工作流程。

　　銷售代表將時間花在手動執行后續任務等任務上，而不是聯系新的潛在客戶。

　　這會減慢您的工作流程。越來越多的手動任務會消耗同事的精力，導致他們在與潛在客戶通電話時聽起來很累，并損害了您的聲譽。

　　使用CRM可以自動執行這些任務。

　　讓銷售團隊專注于真正重要的事情——銷售產品和服務。這不僅為培養與現有潛在客戶的關系開辟了更多時間，而且還與新潛在客戶建立了聯系。

　　6、密切關注銷售團隊的活動

　　使用Excel表格，您的銷售團隊的活動即使對管理層來說仍然是個謎。

• 他們聯系了多少客戶?

• 完成了多少演示?

• 每個銷售代表的贏/輸比率是多少?

• 您產生了多少新的潛在客戶?

• 您在特定時期內完成了多少筆交易?

• 客戶流失了多少?

• 發出多少報價?

　　唯一知道的方法是問他們并希望他們記得。

　　相反，CRM 通過將所有這些指標編譯成易于解釋和易于導出的報告來解決這個問題——銷售團隊活動報告、銷售渠道報告、C 級別的業務健康報告等。

　　使用這些報告來改變您的策略并更好地適應您的買家角色，同時向您展示哪些代理需要您的幫助來實現他們的全部潛力。

　　7、提供可靠的銷售報告

　　如果您無法訪問準確的銷售報告，那么做出準確的銷售預測、調整流程和分析數據以制定戰略決策將變得越來越困難。

　　使用Excel表格，將數據劃分為做出準確預測所需的類別是一項挑戰。您的數據根本不夠可靠。

　　CRM可讓您根據幾乎所有參數過濾數據，包括但不限于……

• 地點

• 行業

• 客戶在公司的職位

• 處理潛在客戶的銷售經理

• 客戶類型

• 產品類別

• 選擇的時間段

　　這有助于編制可靠的報告，使分析師能夠更好地預測貴公司的增長。

　　擁有您可以真正信任的數據是能夠規劃公司未來的關鍵組成部分。好的報告不僅可以突出您的銷售團隊做得好的事情 - 它們還可以讓您看到您需要更多關注的領域。

　　一些CRM系統，如 八駿CRM，允許您為不同的目的生成許多不同的報告。

　　這些報告可以與管理和預測相關，例如……

• 按來源銷售：哪些銷售渠道帶來最多的潛在客戶和付費客戶

• 銷售目標：您的團隊是否達到目標或落后

• 銷售管道：查看每個階段的交易數量以及預期交易金額

• 階段平均時間：交易在每個階段花費的時間

• 交易失敗的原因：為什么交易失敗了

• 特定交易的階段時間：專注于特定交易以完成它們

• 銷售預測：衡量您業務的整體健康狀況

　　這是一個擴展的報告列表，可以為您公司的幾乎每個部門構建 CRM。

　　8、確保您的數據庫安全

　　當您的整個數據庫可以直接從Excel表格下載而無需通知時，它是否安全?詳細的用戶權限根本不可能。

　　任何擁有編輯權限的人都可以編輯任何數據集、評論任何數據集以及從Excel表格中刪除任何數據集。

　　如果有像交易金額這樣的私人信息，您必須創建一個單獨的文檔，以使這些信息只有合適的人才能訪問。

　　這只是額外的麻煩。

　　完善的 CRM 系統有助于管理整個公司的不同訪問級別，確保看到某些信息的唯一人是您希望看到的人。

　　權限基于參數，例如……

• 他們看到了哪些任務

• 他們看到了哪些線索

• 他們是否可以管理帳單信息

• 報告訪問

• 用戶可以刪除或導出哪些記錄

• 他們看到記錄中的哪些字段

• 他們是否可以分配記錄

　　使用CRM系統，您可以確保您的所有數據受到保護。使用CRM進行定制的潛力幾乎是無限的，確保您可以按照自己的意愿制作系統。